Geschäftsordnung
Stand: 21.10.2025
Präambel
Nachfolgende Geschäftsordnung regelt die Arbeits- und Verfahrensweise des Vorstands.
§ 1 Erweiterter Vorstand
(1) Der geschäftsführende Vorstand besteht aus den in der Satzung genannten Mitgliedern. Dieser wird mit bis zu 5 Beisitzern mit Stimmrecht erweitert (erweiterter Vorstand).
(2) In den erweiterten Vorstand kann nur ein Mitglied des Vereins gewählt werden. Die Wahl erfolgt durch die Mitgliederversammlung. Scheidet ein Mitglied vorzeitig aus dem Vorstand aus, so sind die verbleibenden Mitglieder berechtigt, ein Mitglied des Vereins bis zur Wahl des Nachfolgers durch die nächste Mitgliederversammlung in den Vorstand zu wählen.
§ 2 Einberufung zu Vorstandssitzungen
(1) Zu Vorstandssitzungen wird vom Vorsitzenden eingeladen, bei dessen Verhinderung vom stellvertretenden Vorsitzenden.
(2) Zu den Vorstandssitzungen ist der Gesamtvorstand einzuladen. Gäste können durch den geschäftsführenden Vorstand zugelassen werden.
(3) Vorstandssitzungen finden regelmäßig 4-mal im Jahr statt. In begründeten Ausnahmefällen können auf schriftlichen Antrag eines Drittels der Vorstandsmitglieder weitere Sitzungen einberufen werden. Voraussetzung ist, dass der Antrag die im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Angelegenheiten konkret benennt. Zudem sind die Gründe darzulegen, warum ein Zuwarten bis zur nächsten ordentlichen Sitzung nicht möglich ist.
§ 3 Tagesordnung
(1) Die Tagesordnung wird vom 1. Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit dem 2. Vorsitzenden aufgestellt. Der Vorschlag enthält alle Tagesordnungspunkte, die bis 3 Tage vor der Sitzung zur Einberufung der Sitzung von den Vorstandsmitgliedern beantragt wurden.
(2) Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern mindestens 2 Tage vor dem Sitzungstermin in Textform mitzuteilen.
(3) Zu Beginn der Sitzung beschließt der Vorstand die endgültige Tagesordnung, in die auch kurzfristig gestellte Anträge aufgenommen werden können. In dringenden Fällen können weitere Tagesordnungspunkte zugelassen werden. Voraussetzung dafür ist die einfache Mehrheit der am Sitzungstermin anwesenden Vorstandsmitglieder.
§ 4 Vertraulichkeit/Öffentlichkeit
(1) Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich.
(2) Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden.
(3) Die im Rahmen der Vorstandssitzung beratenen Themen und Unterlagen sind vertraulich zu behandeln.
(4) Ergebnisse der Sitzungen, die für die Mitglieder des Vereins (oder einzelne Sparten) relevant sind, dürfen mit Beschluss des Vorstandes kommuniziert werden.
§ 5 Sitzungsleitung
(1) Die Sitzungen des Vorstandes werden von dem 1. Vorsitzenden geleitet. Sollte der 1. Vorsitzende verhindert sein, so obliegt die Sitzungsleitung dem 2. Vorsitzenden.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend sind. Die Beschlussfähigkeit ist zu Beginn der Sitzung vom Sitzungsleiter festzustellen.
§ 6 Abstimmungen, Beschlüsse
(1) Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Stimmenthaltungen bleiben bei der Ermittlung der Mehrheit außer Betracht. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt der Antrag als abgelehnt.
(2) Auf den Vorstandssitzungen oder per Umlaufbeschluss wird über aktuelle Anträge beschlossen.
(3) Zweckgebundene Spenden können vom geschäftsführenden Vorstand nach Prüfung entgegengenommen werden und ohne Umlaufbeschluss umgesetzt werden.
(4) Beschlüsse zu jährlichen Budgets und deren abgerufene Summen werden vom Schatzmeister in einer Übersicht geführt. Nicht abgerufene Budgets verfallen zum Jahresende. Im Rahmen der Kassenprüfung wird überprüft, ob diese noch aktuell sind.
(5) Zweckgebundene Budgets und deren Bestand werden in einer separaten Übersicht beim Schatzmeister geführt.
§ 7 Umlaufbeschlüsse
(1) Im Einzelfall kann der 1. Vorsitzende/ 2. Vorsitzende einen Beschluss durch Umlaufverfahren per Mail herbeiführen. Die Formulierung von Anträgen per Umlaufbeschluss wird den Vorstandsmitgliedern per E-Mail zugeschickt.
(2) Beteiligen sich innerhalb von zwei Wochen weniger als die Hälfte der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder an der Abstimmung, gilt der Beschluss als nicht gefasst. Zur Beteiligung ist eine ausdrückliche Enthaltung ausreichend.
(3) Die E-Mail-Vorlage gilt dem Vorstandsmitglied als zugegangen, wenn dem Absender der E-Mail die Zustellbestätigung vorliegt. Für den Nichtzugang ist der E-Mail-Empfänger beweispflichtig. Die Vorstandsmitglieder sind gehalten den Zugang der E-Mail zu bestätigen.
(4) Widerspricht ein Vorstandsmitglied der Beschlussfassung über E-Mail innerhalb der vom Vorsitzenden gesetzten Frist, muss der Vorsitzende zu einer Vorstandssitzung einladen.
§ 8 Sitzungsprotokoll
(1) Über die Sitzungen werden Protokolle geführt.
(2) Das gefertigte Sitzungsprotokoll ist vom Versammlungsleiter und dem Protokollführer zu unterzeichnen.
(3) Alle Mitglieder des Vorstandes erhalten eine Abschrift des Sitzungsprotokolls
(4) Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb einer zweiwöchigen Frist nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollte bis zum Ablauf der First keine Einwendungen erhoben werden, so gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.
§ 9 Geschäftsverteilungsplan
Verantwortung ist laut Geschäftsverteilungsplan wie folgt vorgesehen:
Alle Vorstandsmitglieder
- Publikationen (Newsletter, Flyer-Erstellung und Homepage)
- Fundraising und Sponsoring
- Anlaufstelle für Anfragen
1. Vorsitzender
- Geschäftsführung
- Strategie, Lenkung und Steuerung
- Außenbeziehungen, Interessenvertretung
- Lobbying
- Inhaltliche Vorbereitung und Leitung der Vorstandssitzungen sowie der Mitgliederversammlung
2. Vorsitzender
- Vertretung des 1. Vorsitzenden
- Kontaktpflege zur Stadt Kranichfeld
- Kontakt zu anderen Verbänden und Vereinen
- Fördermittel
Schatzmeister
- Kassenführung und Finanzwesen
- Steuererklärung und Gemeinnützigkeit
- Mahnwesen
- Spendenbescheinigungen
- Datenschutzbeauftragter
- Beratung in Satzungsfragen
- Vereinsrecht
- Mitglieder- und Kontakteverwaltung (Abwicklung der Aufnahme, Änderungen und Kündigungen inkl. Schriftverkehr mit Mitglieder; Einladungen zu Mitgliederversammlungen an die aktuellen Mitglieder)
Der Schatzmeister führt die Konten des Vereins und ist für alle Geldangelegenheiten des Vereins zuständig. Er selbst kann nur Zahlungen mit Zustimmung des 1. Vorsitzenden oder im Verhinderungsfall des 2. Vorsitzenden vornehmen. Der Schatzmeister erhält die Kontovollmacht sowie die EC-Karte, um Zahlungen auszuführen. Zuwendungen im Sinne der Ziele des Vereins bedürfen der Zustimmung des Vorstandes.
Der Vorsitzende oder der Schatzmeister sind berechtigt Spendenquittungen auszustellen.
Homepageverwaltung
- Die Zugriffsrechte werden vom Vorstand benannt.
- Ansprechpartner für technische Fragen und grundsätzliche Veränderungen: ein gewähltes Vorstandsmitglied
Sparten des Vereins:
- Förderung Kunst und Kultur (Rosenfest, Veranstaltungen)
- Förderung Kinder- und Jugendarbeit
- Baukörper Niederburg mit Rosengarten und Vereinsmuseum/-ausstellungen (Geschichtsarbeit)
- Vereinscafé
- Förderung Handwerk (Keramik…)
§ 10 Beitragsbestimmung
Der Beitrag wird von der Mitgliederversammlung festgelegt.
Ab dem 01.01.2026 beträgt der Jahresbeitrag 60,00 Euro, für Schüler und Studenten ermäßigt 30,00 Euro. Der Beitrag ist bis zum 30.04. des Geschäftsjahres zu zahlen.
Erfolgt der Beitritt zum Verein während des 1. Halbjahres des laufenden Geschäftsjahres, ist der volle Mitgliedsbeitrag fällig und während des 2. Halbjahres der halbe Mitgliedsbeitrag. Dieser ist bis zum 31.12. des Geschäftsjahres zu entrichten.
Aktuell wird keine Aufnahmegebühr erhoben. Verpflichtende Arbeitsleistungen sind nicht vorgesehen.
Auf begründeten Antrag kann der Vorstand den Mitgliedsbeitrag reduzieren oder erlassen. Der Antrag ist jährlich neu zu stellen und vom Vorstand zu entscheiden.